Rethinking Onboarding: Come dare avvio ad una People Experience memorabile

L’ Onboarding segna l’avvio dell’Employee Journey nel contesto organizzativo e svolge un ruolo fondamentale nel plasmare l’esperienza successiva. È la prima occasione che l’azienda ha per fare una buona impressione e per riuscire ad instaurare una relazione positiva e duratura con il new comer.

Eppure, ben l’88% dei neoassunti ritiene che l’azienda abbia offerto loro un processo di onboarding non adeguato (Gallup, 2017).

Ecco perché disegnare ed erogare un’esperienza di Onboarding ben strutturata e coinvolgente è essenziale per preparare i new comers a dare il loro miglior contributo all’organizzazione e trattenerli.

82%

È l’aumento della retention dei nuovi assunti in presenza di un processo di onboarding strutturato (Brandon Hall Group).

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In questo articolo, esploreremo nuovi approcci alla socializzazione organizzativa, dall’impiego della tecnologia, alla personalizzazione dell’esperienza sino al favorire la creazione di connessioni positive all’interno dell’organizzazione, per garantire che i nuovi assunti si sentano accolti e coinvolti sin dal primo giorno.

Partiamo dalla definizione…

📖 Che cos’è l’Onboarding?

Il termine “Onboarding” evoca il momento in cui il newcomer sale a bordo della nuova organizzazione, socializza con i suoi membri e inizia a fare esperienza della sua cultura, costituita dai valori, dalle norme, dai codici comunicativi e dai simboli nascosti nella storia dell’organizzazione.

L’Onboarding, noto anche come “socializzazione organizzativa”, è il processo di interiorizzazione di valori, attitudini, comportamenti e conoscenze necessari per entrare a far parte di un’organizzazione. 

Spesso l’alone di incertezza che avvolge il primo periodo di impiego provoca un forte impatto emotivo nel nuovo assunto (Bauer ed Erdogan, 2014), che si trova a sperimentare emozioni anche molto contrastanti tra loro.

È per questo che l’Onboarding deve essere di aiuto al new hire per riuscire ad orientarsi nel nuovo contesto, offrendogli le condizioni ideali per esprimere al meglio il suo potenziale e sentirsi valorizzato come persona (Martone, 2002).

👉 I neoassunti mostrano sin da subito attitudini alla condivisione delle esperienze? Scopri nel nostro articolo come trasformare i newcomers in Brand Ambassadors.

Non è finita qui!

💜 A moment that matters

L’Onboarding è il momento di ingresso nell’organizzazione che influenza in maniera significativa tutta l’Employee Experience successiva.
Il momento durante il quale è possibile valutare il grado di compatibilità (fit) della nuova risorsa con l’organizzazione, costruire il suo senso di appartenenza e fondare le basi per un legame solido e duraturo con i colleghi e le colleghe.

Gli studi evidenziano come un’esperienza di Onboarding positiva porti ad un maggiore engagement, ad una riduzione del time to productivity e a migliori tassi di retention.

Dall’altro lato, molte ricerche suggeriscono che l’attenzione al tema è ancora poca e che le ricadute di un poor Onboarding possono essere molteplici.

• Il 24% delle aziende non ha un programma di Onboarding strutturato (HCI, 2018).
• Il 20% dei nuovi assunti lascia il lavoro durante i primi 45 giorni dall’assunzione (HCI, 2016) e un terzo delle persone che si dimette durante i primi sei mesi in azienda indica il poor Onboarding quale motivo della scelta.
• Si calcola che il costo medio di sostituzione di un collaboratore è compreso tra il 16% e il 20% del suo stipendio (Contract Recruiter, 2015). La perdita del new hire nel suo primo anno di lavoro non solo intacca negativamente il clima aziendale, ma genera anche costi significativi in termini di tempo e denaro per la ricerca e la formazione di nuove persone.

Con queste premesse, è tempo di agire e capire come ripensare il processo di Onboarding in maniera efficace!

🧠 Rethink the Onboarding Experience

L’attuale contesto lavorativo, ormai sempre più complesso, incerto ed ibrido, ci invita a rivalutare il modo in cui le nuove risorse vengono accolte ed inserite in azienda. Ciò diventa ancora più rilevante considerando i nuovi bisogni e gli stili di lavoro che accompagnano l’ingresso della Gen Z.

Riconoscere l’importanza che l’Onboarding riveste nell’Employee Journey è il primo passo per ripensare l’esperienza in modo più umano, innovativo ed efficace.

Ed è all’interno di questo contesto che la funzione HR svolge un ruolo chiave nell’abilitare la creazione di nuovo valore per l’azienda, anticipando e guidando il cambiamento.

È tempo dunque di accogliere questi segnali e creare un processo di Onboarding che sia:

Un processo esteso nel tempo e strutturato

Un Onboarding efficace richiede una pianificazione a lungo termine, che abbia inizio ancor prima dell’ingresso della nuova risorsa nell’organizzazione e si concluda idealmente dopo un anno, e in cui siano ben definiti milestones ed obiettivi. Alcune indagini ricordano che solo il 39% delle aziende stabilisce traguardi e fissa obiettivi per i new comers (Allied Workforce, 2012) all’interno di un processo strutturato.

• Mappa il processo attuale

Ripensa all’Onboarding della tua azienda e traccia il processo ad oggi.
Valuta se le aspettative sono state soddisfatte, intervistando coloro che hanno completato di recente l’inserimento e incorpora i feedback nel disegno del nuovo percorso. Scegli poi cosa mantenere, ottimizzare o eliminare dal processo attuale.

• Go beyond the first week

Ridisegna il processo stabilendo un orizzonte temporale a 3-6-12 mesi.
Alcune ricerche mostrano che i processi di Onboarding più estesi permettono ai neoassunti di diventare produttivi il 34% più velocemente rispetto a quelli che si completano nel breve.

Cadenza le diverse attività nelle tre fasi che compongono il processo di Onboarding (pre-boarding; orientation; integration).

Definisci gli obiettivi di apprendimento per ciascuna fase, declinali in contenuti accattivanti e bite-sized che aiutino a narrare la cultura aziendale, e organizzali all’interno di una timeline chiara, indicando milestones e stakeholders coinvolti.

In questo modo, potrai assicurarti di erogare tutte le informazioni utili all’orientamento del newcomer, che avrà il tempo adeguato per interiorizzarle.

Orientato alle relazioni e aperto ai feedback

Il processo di Onboarding riguarda anche la socializzazione con gli altri collaboratori dell’azienda. Infatti, le interazioni e l’instaurazione di relazioni autentiche tra i membri dell’organizzazione sono alla base di un ambiente di lavoro positivo.

Come puoi favorire la socializzazione dei new hire sin dal loro primo giorno in azienda?

Promuovi incontri one-to-one con managers e colleghi e somministra brevi sondaggi interattivi (short-form pulse checks) ripetuti ad intervalli regolari.
Queste attività favoriscono la comprensione del proprio ruolo in azienda, facilitano le connessioni con il resto del team e consentono la raccolta di feedback in diversi momenti del processo.

Nel disegnare il tuo nuovo Onboarding Journey assicurati poi di prevedere dei momenti in cui favorire la sensibilizzazione dei new hires alla cultura aziendale affinché i nuovi arrivati si integrino al meglio e costruiscano in modo coerente il loro senso di appartenenza all’organizzazione.

👉 Leggi di più nel nostro articolo come creare e comunicare una workplace culture a prova di Gen Z.

Personalizzato e coinvolgente

L’approccio personalizzato e coinvolgente è la vera cifra distintiva per far vivere un’esperienza unica al new comer.

Crea contenuti su misura pensando a come vuoi far sentire il nuovo assunto o la nuova assunta in ogni fase della sua esperienza di Onboarding.

Procedi definendo il format delle attività e sfrutta al meglio gli spazi a disposizione.

Implementa nuove tecnologie per ampliare il ventaglio di strumenti a tua disposizione. Non solo ti saranno d’aiuto nel semplificare il processo digitalizzando le fasi amministrative ed eliminando le operazioni ripetitive e manuali, ma ti consentiranno di dare vita ad un’esperienza di Onboarding straordinaria (anche da remoto!).

Valuta, ad esempio:

• l’uso della realtà virtuale per un tour immersivo dell’ufficio da remoto;
• la pianificazione della formazione attraverso un onboarding tool basato sull’AI;
• l’introduzione di un digital chatbot in grado di fornire ai nuovi assunti risposte immediate e supporto costante;
• la gamification, che si aggiunge come l’approccio ideale per rendere l’Onboarding divertente, ingaggiante e leggero. L’introduzione di meccaniche di game design all’interno di contesti non ludici permette di presentare il processo di apprendimento in una veste decisamente più accattivante e immersiva;
• Integra infine un “onboarding buddy” o un tutor. L’87% delle organizzazioni che assegna un mentore o un buddy durante il processo di Onboarding afferma che è un modo efficace per accelerare l’apprendimento dei nuovi assunti e aiutarli ad adattarsi al loro ruolo con maggiore successo (HCI).

🌟 Your Toolkit

• L’Onboarding è il momento di ingresso nell’organizzazione che influenza in maniera significativa tutta l’Employee Experience successiva.
• Un’esperienza di Onboarding positiva porta ad un maggiore engagement, ad una riduzione del time to productivity e a migliori tassi di retention.
• Tuttavia, l’attuale contesto lavorativo, ormai sempre più complesso, incerto ed ibrido, ci invita a rivalutare il modo in cui le nuove risorse vengono accolte ed inserite in azienda. Ciò diventa ancora più rilevante considerando l’ingresso della Gen Z nel mondo del lavoro.

Ci siamo! Leggi i 10 Magic steps per creare l’Onboarding perfetto!

Arrivati alla conclusione di questa esplorazione sull’Onboarding, ricapitoliamo i 10 Magic Steps per ridisegnarlo in maniera efficace:

1. Ripensa al tuo processo attuale, anche sulla base dei feedback ricevuti
2. Definisci gli obiettivi della nuova esperienza di apprendimento
3. Individua gli elementi principali della cultura aziendale da trasmettere
4. Coinvolgi i diversi Stakeholder
5. Disegna la nuova onboarding experience a 3-6-12 mesi
6. Implementa strumenti digitali a supporto delle varie fasi
7. Costruisci le attività in modo coinvolgente
8. Testa il nuovo processo assieme ai tuoi recent hires
9. Misura e valuta i risultati
10. Implementa le migliorie e preparati al go live!

Ora puoi creare un Onboarding Journey che faccia vivere al new hire un’esperienza positiva sin da subito e migliori la tua reputazione come top employer.

Ricorda che l’Onboarding non è solo un passaggio formale, ma un’opportunità per avviare un’esperienza di successo per le tue nuove persone!

Vuoi ridisegnare il tuo processo di Onboarding e renderlo memorabile? Contattaci!

• Riferimenti

  Bauer T. N., Bodner T., Erdogan B., Truxillo D. M., e Tucker J. S. (2007). Newcomer adjustment during organizational socialization: A meta-analytic review of antecedents, outcomes, and methods, in «Journal of Applied Psychology», vol. 92, n. 3, pp. 707–721.

  Martone A. (2002). La selezione del personale, Guerini e Associati, Milano.